Google Apps

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Google va más allá de herramienta de búsqueda o para socializar. Google es una de las plataformas actuales más grandes. Esta está compuesta de varias aplicaciones comenzando por Gmail, el correo electrónico de Google.

El primer paso de hoy será abrir o iniciar sesión a nuestra cuenta de Gmail, de aquí aprenderemos a utilizar tres herramientas de Google. Google Drive, Google Groups y Google Docs y como implementar ambas aplicaciones.

¿Cómo encontramos las aplicaciones de Google?

Screen Shot 2018-09-05 at 21.34.25.pngUna vez en su correo electrónico verá en la parte superior de la página, la esquina derecha, un cuadrado con otros 9 pequeños cuadrados. Al presionar ahí Google te mostrará algunas de sus aplicaciones más usadas, entre ellas Youtube, Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides. Para ver más solo hay que presionar en la palabra “More” y esta te abrirá una nueva página con todas las aplicaciones y equipos Google.

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¡Google Drive es una excelente herramienta para guardar todos tus trabajos y luego poder accesarlo desde cualquier dispositivo! Puedes utilizar Google Docs (el cual sería un equivalente para Microsoft Word), Google Sheets (el cual sería un equivalente para Microsoft Excel) y Google Slides (el cual sería un equivalente para Microsoft PowerPoint). Todos esos documentos son guardados con tu cuenta del Drive, que viene siendo la misma del correo electrónico Google.

Google además de permitir crear este documento, tambièn te permite compartirlo. La forma de hacerlo es con el botón azul con el candado de la parte superior de la página en la esquina derecha. Una vez lo presionas, te dará la opción de añadir a personas (ahí pondrás el correo electrónico de ellos), y listo… ¡lo has compartido! La opción de compartir también te permite determinar las personas a las cuales les compartiste pueden solamente ver el documento, pueden solamente comentar en el documento o si pueden modificar y colaborar en el documento. Algo muy importante de trabajo colaborativos es que siempre se debe respetar el trabajo de tus pares. Si existe algo de lo cual no estás de acuerdo, ¡NUNCA debes borrar su trabajo! Para eso es que existen los comentarios. Los Comentarios se pueden encontrar a lo largo de todo el margen derecho del papel o también aparece en la barra de menú como una nube de comentarios con el signo de suma dentro de la misma.  Para comentar, solamente debes de seleccionar la área del texto sobre la cual deseas hacer un comentario y te saldrá una nube en la parte derecha de la página con un espacio para poder escribir tu sugerencia. También tu comentario tendra un botón el cual dirá “Resolve”. Este botón es para cuando el colaborador vea tu comentario y tome en consideración tu sugerencia, una vez haya terminado con dichas modificaciones el presionará “Resolve” para descartarlo.

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Otra cosa interesante que tiene Google Documents es que si borras algo por error, no queda completamente borrado, no ha perdido tu información. Existe un ajuste que se llama “Version history”, en donde puedes ver quien ha escrito que en el documento y en donde puedes ver y recuperar la información que borraste por equivocación (o tal vez fue conscientemente y te arrepentiste luego).

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Se verá algo así:

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Una vez hayas terminado con el documento, puedes compartir con otras páginas. El proceso es simple y bastante similar al de compartirlo con un colega. ¿Recuerdan el botón azul con el candado de la parte superior de la página en la esquina derecha? Presiónalo nuevamente y esta vez fíjate que en la parte inferior de la ventana que apareció, en la esquina derecha encontrarás “Advanced”, al presionarlo cambiará tu ventana. Ahora te aparecerá un enlace para tu documento en donde podrás poner nuevamente si las personas que utilicen este enlace pueden ver, comentar o editar y si estas personas deben haber iniciado sesión o no.

Paso 1: “Share” – “Advanced”Screen Shot 2018-09-06 at 09.17.18.png
Paso 2:  “Who has access” – “Change”Screen Shot 2018-09-06 at 09.17.28.png

Paso 3: “Link Sharing” – “Access”Screen Shot 2018-09-06 at 09.25.04.png

Paso 4:  Copiar el enlace que aparece en “Link to Share” con tus ajustes escogidos.

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Otras aplicaciones:

Volvemos a esa primera imagen de cuando estamos buscando las aplicaciones de Google en el correo electrónico, en donde aparecía “More”. Esta vez vamos a presionar “More” y al final de esa página verán algo así (en esta imagen no aparecen todas las aplicaciones):

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De aquí utilizaremos a Google Groups. Google Groups es excelente para los trabajo grupales ya que pueden crear una cuenta electrónica grupal dentro de las cuentas de los colaboradores. De esta manera todos los integrantes tiene todos los documentos pertinentes al trabajo en un mismo lugar.

Pasos para crear un Google Group:

  1. Selecciona “Create Group”

Screen Shot 2018-09-06 at 09.46.15.png

2. Añade un “Group Name” y Google irá creando un correo electrónico en base a ese nombre. Tu correo electrónico grupal será “___@googlegroups.com”. Al terminar ese paso, seleccione “Create”

Screen Shot 2018-09-06 at 09.47.21.png

3. “Create” te llevará a esta página en donde escogerás “Invite people to join the group”.

Screen Shot 2018-09-06 at 09.47.53.png

4. “Invite people to join the group” te traerá a esta página en donde debes ingresar los correos electrónicos de tus integrantes. Estos correos electrónicos van separados por commas. Una vez terminado presionas “Send Invites”

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5. La página te enviará directamente a la bandeja de entrada del correo electrónico (“Inbox”). De no hacerlo puedes accesar fácilmente desde la página principal de Google Groups. Tan solo presione en “My Groups”

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Debe verse algo así:

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¿Y como puedo compartir mi Google Doc con el grupo?

¡Es sencillo! Vuelva a su Google Doc y vayan a Share como les mostré antes. Tan solo deben añadir el correo electrónico de Google Groups, en mi caso sería example-to-remember-process@googlegroups.com.

Screen Shot 2018-09-06 at 10.07.23.png

En su Google Group deben de recibir la invitación al documento y podrán editar todos los integrantes del grupo en el ya que ese es el ajuste que tiene mi invitación.

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Aquí pueden ver paso por paso como crear su Google Group:

 

 

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